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ERP与全面预算管理的完美融合

  一、实现ERP系统与全面预算管理融合的必要性目前,我国大多数企业己经认识到实施全面预算管理的重要性,并积极推行,虽取得了一定的成效,但是在实施过程中仍然存在一些问题,其中最主要的原因是企业缺乏必要的硬件、软件,采用的传统预算编制方式不能适应企业的发展。
  传统的预算编制方式通常包括采用手工、电子表格软件以及专门的财务软件编制。它们在不同程度上制约着企业全面预算的编制、执行、监督。下面分别对它们的优缺点进行比较:1.手工方式编制预算全面预算的编制不仅包括财务指标,而且包括非财务指标,涉及到为实现企业目标服务的各个相关联的部门,加之预算指标之间的勾稽关系复杂,这就导致了预算的编制周期较长,必然耗费大量的人力、物力和时间,甚至使预算编制被简化为在历史数据基础上按固定比例的增减,这样编制的预算必然脱离企业的实际经营情况,有可能误导企业的经营行为。
  退一步说,即使编制的预算接近企业的具体情况,对预算的执行和实时控制也是一个大问题,更别说对预算差异及时分析,并采取纠错措施。当经济业务发生时,无法获得实时动态的数据,无法按照各级别制定的具体预算指标进行实时控制,无法进行预算差异的及时分析,无法采取相应的调整措施。并且,手工编制预算,更容易出现低级错误。
  因此,在手工模式下,预算对于大多数企业来说只是“摆设”,为了编制预算而编制预算,失去了预算控制的真正作用。
  2.采用电子表格软件在电子表格软件中,根据各种具体预算之间的勾稽关系,通过建立单元格与单元格、报表与报表之间的超级链接,然后输入必要的基础数据,含有链接关系的数据会自动生成。如果需要修改预算系统中的某一个或几个数字,只要修改与其相关联的基础数据,电子表格会把与该数字有关的数据全部更新,这样可以避免大量的手工烦琐的计算,比手工编制预算迈进了一大步。但是,电子表格软件存在着信息不能共享,无法进行预算的跟踪,安全性不高、协调性不强等缺点,离全面预算管理的要求还有一定距离。
  3.专门的全面预算管理软件现阶段,许多企业开发了编制全面预算的专门财务软件。它能以较低的成本重复使用,并且能迅速地分析和评价预计销售额、成本函数等各种因素变化对预算引起的连锁变化影响,具有较强的预算分析及灵活计划能力。
  有的企业还实现了全面预算管理系统与财务核算系统的对接,使全面预算数据与财务核算数据能够共享,全面预算管理系统能够自动从财务核算系统提取所需数据,并自动进行预算差异分析,在凭证制单时进行预算控制,当某些科目发生额超出财务核算系统设定额时,系统会自动提示。
  可见,这种编制预算的方式,自动化程度明显提高,不同级别的预算单位能够协同完成预算工作,劳动量明显减轻,提高了全面预算管理的应用效果。但是,由于专门的全面预算管理软件脱离了业务预算过程,新形成的信息仍然是孤立的,无法实现共享,全面预算管理合理配置资源的内涵不能得到充分体现;再有,它以会计为基础,本质上仍不能做到“事前、事中控制”,还只是“事后控制”,全面预算管理的核心控制地位也不能得到充分体现。
  二、实现ERP系统与企业全面预算管理的完美融合近年来,IT技术及ERP系统在我国现代企业的广泛应用,为完善、发展和应用全面预算管理创造了条件。
  ERP是现代企业管理的重要手段之一,它能集成全企业的信息,将企业内部系统扩充到企业外部,从而实现企业全过程控制的管理。全面预算管理会涉及到企业各方面的数据和流程指标。而ERP系统能够整合数据与业务流程,可以满足全面预算管理的要求,能够充分体现全面预算管理的基本内涵,可以作为全面预算管理的载体,二者能够实现完美地融合。
  ERP系统作为一种企业管理的手段,必须与企业管理的相关方面相融合,全面预算管理为ERP系统增加了新的内容,ERP系统则推动全面预算管理的成功实施,两者相辅相成,互相促进。
  在ERP系统下,财务人员能够动态地收集财务信息,能够获取实时动态的实际数据,并实时与全面预算管理系统的数据进行比较分析,实现了预算控制的事前、事中控制,改变了以前的事后控制。
  例如,当一项经济业务发生时,ERP系统能够直接把发生交易的数据传递到相关系统,并实时驱动相应的子系统获取信息,同时驱动操作数据子系统的控制器接收数据;预算控制器将计划数与实际数进行比较,进而实现实时的预算控制。
  因此,在ERP快速、高效的信息系统环境下实施全面预算管理,实现了预算信息及时传递与共享以及对预算进行即时监控与修正,避免了一些错误的发生,从而实现全面预算管理的目的。所有这些对提高企业管理水平、降低生产成本、促进先进管理思想在企业中的充分运用和进一步发展都具有重要的现实意义。
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