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ERP环境下构建企业内部控制的探讨

  大多数企业在实现信息化的过程中选择了引进ERP,ERP的引进对企业的内部控制构架造成了很大的影响,它代表了-种新的控制环境,突破了企业原先内部控制活动的范围。ERP环境下的内部控制应围绕企业的供应链展开,以适应变化了的控制环境,这就需要对企业原来的内部控制框架进行重新构建,本文对此进行一些简要的探讨。
  1.对ERP的正确理解。ERP足由美国著名的汁算机技术咨询和评估集团Gartner Group lnc.提出的-整套企业管理系统体系标准,其实质是在MRPⅡ (制造资源计划)的基础上进一步发展而成的面向供应链(Supply Chain)的管理思想。它融合了先进的管理思想,采用大型数据库、多层结构和组件式开发等先进技术,抓住企业物资流和资金流两条主线,优化企业流程,为企业管理层提供最佳的企业管理手段。使企业信息资源充分共享,全面提升企业的市场应变能力,加强整体竞争力。
  由于ERP整合了集企业管理理念、业务流程、基础数据、人力物力、计算机硬件和软件于一体的企业资源管理系统,对企业而言,ERP首先应该是管理思想,其次才是管理手段与信息系统。引入ERP不仅是引入系统,更重要的是引入其先进的管理思想、管理模式。
  ERP的管理思想是ERP概念的核心,不理解ERP的管理思想也就不能全面理解ERP.而ERP的核心管理思想就是实现对整个供应链的有效管理,这主要体现在以下三个方面: ①体现了对整个供应链进行管理的思想。
  即它将企业的业务流程看作是一个紧密相连的供应链,其中包括供应商、制造工厂、分销网络和客户等,将企业内部规划成了多个相互协同作业的支持子系统, 以满足企业利用全社会一切市场资源快速高效地进行生产经营的需求,以期进一步提高效率和在市场上获得竞争优势。换句话说,现代企业的竞争已不再是单一企业与单一企业的竞争,而是一个供应链与另一个供应链之间的竞争。②ERP体现了事先计划和事中控制的思想。ERP系统中有着强大的计划体系,并且这些计划功能与企业的价值控制功能已完全集成到了企业整个的供应链系统
  中了。同时,ERP实现了在事务发生处理时, 同时生成会计核算分录,从而保证了企业资金流与物流的同步记录和数据的一致性,改变了资金信息滞后于物流信息的状况。
  2.对内部控制的正确理解。内部控制理论的发展经过了一个漫长的时期。大致可区分为内部牵制、 内部控制制度、内部控制结构、内部控制整体框架、企业风险管理与内部控制等五个不同的阶段。而发展到今天,我们对内部控制的理解更多的是将其视为一种内控的框架。具体可以从以下几个方面来进行理解。其一,内部控制具有一定的目的性,是为达到某种或某些具体目标而实施的。其二, 内部控制是为了达到某个或某些目标而进行的过程,且是一种动态的过程,是使企业的经营依循既定的目标前进的过程。其三,内部控制深受企业内部和外部环境的影响,环境影响企业控制目标的制定与实施。其四,企业中每个成员既是控制的主体又是控制的客体,既对其所负责的作业实施控制,又受到他人的控制与监督。
  从上面的ERP和内部控制涵义的剖析中,我们可以发现ERP和企业内部控制理论是存在很多相一致的理念的。如ERP和内部控制都强调流程的概念,都重视人在企业运行中的重要作用,都关注企业管理理念和控制理念的培养,即关注企业文化的建立。这些共同的理念为我们在ERP环境下建立适合于企业的有效的内部控制提供了很多有利的条件。 内部控制是由单位中各个层级的人员共同实施,为营运的效率效果、财务报告的可靠性、相关法令的遵循性等目标的实现提供合理保证的过程。其构成要素包括控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、监督五个方面。所以,ERP环境下企业内部控制的构建也应从这五个方面入手,以实现其控制目标。
  1.控制环境。控制环境构成企业的控制氛围,提供企业纪律与架构,塑造企业文化,并影响到企业员工的控制意识,是所有其他内部控制组成要素的基础。任何企业的核心都应是企业中的人及其活动。人的活动在环境中进  行, 人的品行包括操守、价值观和能力等, 他们既是构成环境的重要要素之一,又与环境相互影响、相互作用。环境要素是推动企业发展的引擎,也是其他一切要素的核心。企业引入ERP后,企业的控制环境会有很大的改变,ERP本身就是一种新的控制环境。
  ERP环境下的企业控制环境要素在原来基础上更加注重了企业“软控制”的作用,即那些属于精神层面的事物,如管理阶层的管理风格、管理哲学、企业文化、内部控制意识等的作用;更加注重了人在内部控制中的重要性。它与ERP所代表的先进管理思想被企业内部的人员充分理解后,才有可能使ERP在运行中真正发挥作用。
  2.风险评估。每个企业都面临来自内部和外部的不同风险,这些风险都必须加以评估。社会经济环境风云变化,企业间的竞争越来越激烈,企业的经营风险不断提高,其内部控制的执行也深受影响。企业引入ERP以后,企业内部的管理效率会有很大的提高,然而企业外部经营所面对的市场环境却不可能有太多的改变。所以,在ERP环境下企业内部控制的风险评估不会因为控制环境的改变而改变。只不过ERP环境下企业更多的评估足针对本企业供应链上存在的风险,因为供应链本身就是产、供、销合一的一个体系。所以,企业的风险评估会更加集中在对供应链上各个环节之间固有风险进行评估,并及时采取相应的措施以应对风险的发生。
  3.控制活动。企业管理层辨识风险,同时应针对这种风险发出必要的指令,采取必要的措施。ERP环境下,企业的控制活动会有很大的转变。因为ERP环境下企业的所有活动都是围绕企业的各个供应链进行的,这就极大地拓展了企业原有的控制活动所涉及的范围。ERP环境下企业控制活动的对象应该是企业的一个完整的供应链。所以,包括诸如核准、授权、验证、调节、复核、营业绩效、保障资产安全以及职务分工等多种控制活动也会转变为针对企业的供应链进行。企业会对不同的供应链进行不同的具体的分析,以确定每条供应链上具体的关键控制点,从而实施不同的控制活动。
  4.信息与沟通。企业在其经营过程中,需按某种形式辨别、取得确切的信息,并进行沟通,以使员工能够履行其责任。信息系统不仅处理企业内部所产生的信息,同时也处理与外部的事项、活动及环境等有关的信息。 一个良好的信息沟通系统不仅要有向下的沟通管道,还应有向上的、横向的以及对外界的信息沟通管道。
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